HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỌP TRỰC TUYẾN VNPT – MEETING

23

Đăng nhập vào phần mềm VNPT – Meeting

  • Bước 1: Khởi động phần mềm

Click chuột mở phần mềm ở icon được cài đặt trên màn hình Desktop của máy tính.

  • Bước 2: Đăng nhập hệ thống

Tại hộp thoại đăng nhập, người sử dụng nhập tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm

  • Số 1: Nhập ID và mật khẩu
  • Số 2: Thiết lập thông số máy chủ 64.1.20
  • Sau khi xong ấn “Đăng nhập”

3 Các tính năng của phần mềm VNPT – Meeting

3.1 Giao diện chính của phần mềm VNPT – Meeting

1- Danh sách : Danh sách liên lạc.

2 – Lịch sử : Lịch sử các cuộc họp.

3 – Bàn phím : Bàn phím số (để thực hiện các cuộc gọi bằng ID hoặc số điện thoại).

 4 – Cuộc họp : Lịch trình hội nghị (có thể xem các cuộc họp đang diễn ra, đã kết thúc hoặc để tạo một cuộc họp mới).

 5 – MCU :Phím tắt để khởi tạo nhanh một cuộc họp đa điểm MCU.

 6 – Thư : Truy cập vào hộp thư thoại và Video.

7 – Video size display :Độ phân giải HD tối đa mà Client được phép cài đặt.

 8 – Drop-down Menu : Nút menu thu gọn.

 9 – Điều chỉnh Video và Audio.

10 – Trạng Thái đăng nhập :Cho phép để trạng thái đăng nhập .

11 – Hình ảnh Camera.

 12 – Loa : Biểu tượng Loa (có thể tắt/mở hoặc tăng/giảm âm lượng của Loa).

 13 – Mic : Biểu tượng của Micro (có thể tắt/mở hoặc tăng/giảm âm lượng của Micro).

14 – Camera : Biểu tượng của Camera (có thể tắt/mở hoặc tăng/giảm số khung hình trên giây (fps) của Camera).

 15 – Kích cỡ hình ảnh : Nút thay đổi độ phân giải của Camera.

3.2 Menu thu gọn

3.2.1 Thao tác

  • Đăng nhập : Đăng nhập vào VNPT – Meeting.
  • Đăng xuất : Đăng xuất ra khỏi tài khoản đang đăng nhập.
  • Thiết lập trạng thái : Cài đặt trạng thái online.
  • Thông tin cá nhân : Phần để chỉnh sửa thông tin cá nhân.
  • Thay đổi mật khẩu : Phần để thay đổi mật khẩu mới.
  • Đóng : Đóng cửa sổ VNPT – Meeting.
  • Thoát : Đóng và thoát khỏi phần mềm VNPT – Meeting.

3.2.2 Liên lạc

  • Thêm bạn: Thêm liên lạc mới.
  • Xóa liên lạc : Xóa liên lạc khỏi danh sách bạn bè.
  • Xem danh sách liên lạc : Hiển thị danh sách liên lạc trích xuất từ Microsoft Outlook.
  • Đổi tên nhóm : Thay đổi tên Nhóm.
  • Xóa nhóm : Xóa một Nhóm.
  • Tạo nhóm mới : Tạo một nhóm liên lạc mới.
  • Lưu danh bạ thành tập tin : Sao lưu danh sách bạn bè thành File.
  • Phục hồi danh sách liên lạc từ tập tin : Phục hồi lại danh sách bạn bè từ File sao lưu.

3.2.3 Công cụ

  • Tùy chọn : Mở hộp thoại thông tin cấu hình hệ thống và các tùy chọn khác.
  • Luôn trên cùng : Luôn hiển thị cửa sổ VNPT – Meeting ở trên cùng.
  • Lịch sử cuộc gọi : Lịch sử cuộc gọi/họp.
  • Tin nhắn : Hộp thư thoại và Video.
  • Xem lịch sử tán ngẫu : Lịch sử tin nhắn hội thoại (Chat).
  • Xem các tập tin đã nhận : Mở thư mục lưu trữ các file đã nhận được từ điểm cầu khác gửi đến.
  • Xem hình ảnh đã chụp : Mở thư mục lưu trữ các file hình ảnh đã nhận được từ điểm cầu khác gửi đến.
  • Các tập tin ghi hình : Mở thư mục lưu trữ các file ghi lại cuộc họp.
  • Video của tôi : Đóng/mở cửa sổ điều chỉnh thiết lập thiết bị đầu cuối.
  • Kiểm tra thiết bị : Mở chương trình kiểm tra thiết bị.
  • Cài đặt webcam/camera : Điều chỉnh các thiết lập về camera (như: độ sáng tối, gama, zoom, …).
  • Ngôn ngữ : Để thay đổi ngôn ngữ.
  • Giao diện : Để thay đổi giao diện của VNPT – Meeting.
  • Quản lý phần mở rộng : Để xem và quản lý các “Plugin”.

3.2.4 Trợ giúp

  • Kiểm tra cập nhật phiên bản mới : Để kiểm tra phiên bản cập nhập mới nhất của phần mềm VNPT – Meeting Client.
  • Kiểm tra kết nối server hoặc tạo thử
  • Thông tin kết nối các công cụ để xác

đến MCU : Dùng để đo băng thông thực tế giữa Client và MCU các cuộc họp đa điểm “Loopback”.

đến máy chủ : Để xem thông tin kết nối đến máy chủ và cung cấp định mất gói tin (Packet Lost).

  • Câu hỏi thường gặp
  • Xem phiên bản phần mềm : phiên bản VNPT – Meeting đang dùng.

3.3 Các thiết lập nâng cao

Từ Menu thu gọn; vào phần Công cụ, rồi click vào Tùy chọn để mở cửa sổ“Thông tin hệ thống”, từ cửa sổ này ta có thể thiết lập các thông số hệ thống khác.

1 – Mục Tổng quát : Những thông số và tùy chỉnh hoạt động cơ bản nhất.

2 – Mục Kết nối : Cấu hình các thông số liên quan đến kết nối như: Network, Proxy,

 Port và cấu hình Server.

3 –  Mục Các thiết bị :Để cấu hình các thiết bị đầu cuối, loa, mic và Camera.

 4 – Mục Thêm nguồn Video : Thiết lập kết nối thêm camera phụ.

 5 – Mục Thông báo :Cấu hình những những thông báo của hệ thống.

 6 – Mục Âm thanh : Để cấu hình về âm thanh báo hiệu như nhận cuộc gọi hoặc tin nhắn.

7 –  Mục Tin nhắn : Cấu hình các thông số liên quan đến việc nhắn tin như font chữ, nơi lưu trữ lịch sử tin nhắn,…

8 – Mục Gửi nhận fie : Cấu hình thư mục để làm nơi lưu trữ khi nhận file gửi từ đầu cầu khác.

9 – Mục Chụp hình : Cấu hình thư mục lưu trữ ảnh chụp màn hình.

10 – Mục Thư mục lưu trữ : Cấu hình các chức năng ghi hình cuộc họp và thư mục lưu trữ các file ghi hình cuộc họp.

 11 –Mục Trả lời tự động : Thiết lập các chế độ trả lời cuộc họp/gọi tự động.

12 – Mục Audio : Cấu hình các thông số liên quan đến phần âm thanh.

13 – Mục Video : Cấu hình các thông số liên quan đến phần hình ảnh và Camera.

14 – Mục Video(Nâng cao) : Cấu hình các thông số (nâng cao) của hình ảnh

 15 – Mục Phát hiện chuyển động : Sử dụng hoặc vô hiệu hóa chức năng phát hiện chuyển động của Video.

16 –  Mục MCU : Cấu hình các chế độ hoạt động của Local MCU (hay còn gọi là Mini MCU).

17 –  Mục Giao diện cuộc họp : Cấu hình các Layout trong cuộc họp đa điểm MCU.

 18 – Mục Phím tắt : Cấu hình các phím nóng để thao tác nhanh trong việc trả lời hoặc ngắt cuộc gọi.

19 – Mục VoIP :Có thể thiết lập giao thức truyền thông mặc định khi gọi đến các thiết bị có hỗ trợ VoIP ở ngoài dùng SIP hoặc H.323.

20 –  Mục Gatekeeper :Thiết lập các thông số liên quan đến Gatekeeper của hệ thống bên ngoài.

 21 – Mục SIP Server :Thiết lập các thông số liên quan đến việc đăng nhập vào SIP

 22 – Mục Audio Codec :Cấu hình sử dụng Audio Codec phù hợp để giao tiếp với các hệ thống hoặc thiết bị bên ngoài.

23 – Mục Video Codec :Cấu hình sử dụng Video Codec phù hợp để giao tiếp với các hệ thống hoặc thiết bị bên ngoài.

24 – Mục H.239 :Cấu hình sử dụng Codec phù hợp trong việc chia sẻ nội dung.

25 – Mục Quality of Service :Cấu các thông số liên quan đến QoS (để đảm bảo chất lượng dịch vụ).

4 Kiểm tra thiệt bị và tình trạng kết nối đến máy chủ

 

4.1 Kiểm tra thiết bị

Bước 1: Sử dụng công cụ kiểm tra thiết bị

  • giao diện chính của phần mềm, click vào ô mũi tên (số 1), chọn Công cụ (số 2), rồi click chọn vào “Kiểm tra thiết bị…” để mở chương trình kiểm tra. Sau đó làm theo hướng dẫn từng bước để kiểm tra lại các thiết bị đầu cuối: Speakerphone (Loa); Microphone (Mic) và Camera.

– Sau khi kích chuột vào chức năng “Kiểm tra thiết bị…” sẽ xuất hiện cửa sổ bên dưới:

– Tiếp theo kích chuột vào nút “Next” để chuyển đến cửa sổ tiếp theo:

Bước 2: Click vào “Nghe”, nếu nghe tiếng âm thanh hiệu phát ra thì hệ thống Loa đã nghe được tốt, nếu thấy âm thanh to hoặc nhỏ quá thì có thể dùng biểu tượng tăng giảm mức âm lượng để kéo đến khi âm thanh vừa đủ nghe rõ. Bấm “Next” để sang bước tiếp theo.

Bước 3: Nói thử vào Microphone, nếu hệ thống nhận được tín hiệu thì sẽ hiển thị mức âm lượng tương ứng như trong phần số (1), nếu mức âm thanh màu xanh là âm lượng hơi thấp, màu vàng là vừa đủ và màu đỏ là âm lượng hơi cao, điều chỉnh lại bằng biểu tượng tăng/giảm âm lượng. Bấm “Next” để sang bước tiếp theo.

Bước 4: Để kiểm tra Camera, ở bước này hãy chắc chắn là phải thấy được hình ảnh từ camera của bạn, nếu đã thấy hình ảnh tốt thì bấm vào “Finish” để kết thúc

4.2 Kiểm tra kết nối đến máy chủ và tường lửa

4.2.1 Kiểm tra kết nối đến máy chủ

Để kiểm tra tình trạng kết nối từ máy người dùng đến máy chủ chúng ta sẽ vào phần Menu thu gọn (số 1) sau đó chọn phần Trợ giúp (số 2), tiếp theo chọn phần Kiểm tra kết nối đến MCU (số 3).

  • Tại đây sẽ có danh sách các Máy chủ MCU hiện ra và ta chọn lần lượt các máy chủ sau

đó ấn vào “Test bandwidth” để kiểm tra kết nối đến máy chủ.

Tốc độ Upload và Download giúp chúng ta biết băng thông thực tế của máy người dùng đến máy chủ MCU.

  • Chọn 1 trong các máy chủ và ấn vào “Lựa chọn” để tạo thử 1 cuộc họp.

  • Khi kết nối đến máy chủ tạo được cuộc họp nghĩa công.

Khi ấn vào phần Thông tin kết nối đến máy chủ (số 4): chúng ta có thể kiểm tra các lớp mạng từ máy người dùng đến máy chủ MCU bằng các điền máy chủ vào ô ”Địa chỉ ID hoặc số ID” sau đó chọn “Ghi dấu” như hình.

4.2.2 Kiểm tra tình trạng tường lửa

Để kiểm tra tình trạng tường lửa của mạng người dùng chúng ta sẽ vào phần Menu thu gọn (số 1) sau đó chọn phần Trợ giúp (số 2), tiếp theo chọn phần Thông tin kết nối đến máy chủ (số 4).Trong khung thông báo phần Trạng thái tường lửa sẽ cho ta thấy tình trạng tường lửa của lớp mạng hiện tại:

–     Low (tốt)

– Medium (trung bình): với mức này chúng ta vẫn sử dụng được.

– Strict (nghiêm ngặt): với mức này khi chúng ta sử dụng sẽ có hiện tượng Hình ảnh, Âm thanh bị giật và trễ.

5 Cách thức khởi tạo cuộc họp

5.1 Cuộc họp điểm – điểm (Point to Point Conference):

Trong cuộc họp PTP, tất cả thành viên đều có vai trò như nhau, không có ai làm vai trò chủ tọa để điều khiển cuộc họp, vì ở chế độ này sẽ không có bất kỳ các chức năng điều khiển cuộc họp nào. Chế độ này chỉ thích hợp khi số lượng điểm cầu tham gia ít, khuyến cáo từ 6 điểm cầu trở xuống.

Để khởi tạo cuộc họp, ta chỉ đơn giản là click chọn vào tên người muốn gọi và click vào biểu tượng “Call” như hình bên dưới.

  • Khi ấn vào biểu tượng Chat sẽ xuất hiện 1 bảng giao diện Chat

1.Mời – Dùng để mời thêm thành viên khác vào cuộc họp PTP.

2.Gửi tập tin – Tính năng mở cửa sổ Presentation bằng các file nội dung như Doc, PPT,PDF

  • Bảng trắng – Cho phép gõ văn bản hoặc vẽ các khung hình.

  • Trình bầy – Trình chiếu các file PPT.
  • Gọi – Gọi điểm cầu đang thao tác.
  • Phía điểm cầu nhận cuộc gọi sẽ thấy một cửa sổ thông báo hiện lên như sau:

Sau khi điểm cầu nhận bấm vào chấp nhận cuộc gọi thì sẽ hiện ra giao diện cuộc họp như bên dưới.

  1. Mời : Dùng để mời thêm thành viên khác vào cuộc họp PTP.

  1. Giao diện : Dùng để thay đổi giao diện của cuộc họp.

  1. Đồng bộ : Đây là chức năng đồng bộ màn hình, tuy nhiên trong chế độ họp PTP thì chế độ này không hoạt động.

 4. Kiểm tra : Mở trình kiểm tra lại tình trạng hoạt động của các thiết bị đầu cuối (Loa, Micro, Camera).

  1. Yêu cầu : Tính năng yêu cầu quyền phát biểu. Tuy nhiên tính năng này không hoạt động ở chế độ PTP vì tất cả các điểm cầu đều không có quyền điểu khiển nhau.

 6.Trình bầy : Tính năng mở cửa sổ Presentation bằng các file nội dung như Doc,PPT, PDF.

  1. Chia sẻ màn hình : Tính năng chia sẻ màn hình của mình cho tất cả các điểm cầu cùng xem.
  2. Ghi hình : Ghi lại nội dung cuộc họp theo từng tùy chỉnh.

  1. Hiển thị nội dung tin nhắn và biên bản cuộc họp.
  • Khung để viết tin nhắn.

 Danh sách các thành viên tham gia cuộc họp.

 Cửa sổ thay đổi thông số thiết bị đầu cuối.

5.2 Cuộc họp đa điểm (MCU Conference) đối với vai trò chủ tọa

Trong chế độ họp đa điểm bằng MCU, người khởi tạo cuộc họp, đồng thời sẽ được gọi là người chủ tọa cuộc họp, sẽ có quyền cao nhất. Chủ tọa có thể thay đổi vai trò/quyền của từng thành viên tham gia cuộc họp và điều khiển thiết bị đầu cuối (Loa, microphone, camera) của từng đầu cầu.

5.2.1 Khởi tạo cuộc họp

Để có thể khởi tạo một cuộc họp đa điểm trên MCU (MCU meeting), có thể thực hiện bằng một trong hai cách để tạo cuộc họp như sau:

  • Quick Start – Đây là cách đơn giản và nhanh chóng nhất để khởi tạo một cuộc họp đa điểm với những thông số mặc định của hệ thống, đây là cách đơn giản nhất để tạo cuộc họp. Chỉ cần đánh các đấu tích (1) vào các ô bên cạnh phía phải tên của các thành viên muốn mời vào họp, sau khi chọn xong/đủ thành viên muốn mời, chỉ cần click vào nút MCU (2) để khởi tạo cuộc họp.

Lưu ý: với cách thức khởi tạo cuộc họp như này thì tất cả Camera và Micro của tất cả các điểm cầu đều được bật.

  • New Meeting – Dùng chức năng này để tạo một cuộc họp đa điểm, khi mà người chủ tọa muốn thiết lập cuộc họp với những lựa chọn cài đặt tùy ý như là danh sách mời họp, tên cuộc họp, thời lượng cuộc họp, kịch bản họp, mã hóa cuộc họp, ….

  • Chủ đề : Nhập vào tên của cuộc họp.
  • Meeting time : Thời gian khởi tạo cuộc họp.

Thời lượng khởi tạo mặc định là 1 giờ, người chủ tọa có thể tăng thời lượng cuộc họp lên theo tùy từng cuộc họp như hình bên trên.

  • Hội nghị mật khẩu : Đặt mật khẩu cho cuộc họp, nếu bạn nhập mật khẩu ở đây thì các thành viên trước khi vào cuộc họp sẽ bị hỏi mật khẩu.
  • Description : Miêu tả nội dung cuộc họp.
  • Advanced : Tiếp tục cài đặt các thiết lập nâng cao khác
  • Người tham gia : Thiết lập danh sách và vai trò của các thành viên tham dự cuộc họp.
  • Hủy : Hủy bỏ không tạo cuộc họp.
  • Start Now : Bắt đầu khởi tạo cuộc họp
  • Sử dụng mục Advanced : Dùng để thiết lập các thông số nâng cao của cuộc họp như:  số người tối đa được phát biểu đồng thời, chọn Room trên MCU, bật/tắt chế độ tự động điều chỉnh độ phân giải theo băng thông thực tế, tự động giải tán cuộc họp khi chủ tọa thoát ra ngoài cuộc họp hoặc bật/tắt chế độ mã hóa dữ liệu cuộc họp bằng thuật toán mã hóa AES.

  • Chairman’s camera : Mở hoặc đóng Camera chủ tọa.
  • Participant’s camera : Mở, đóng, hoặc chỉ gửi hình ảnh của các điểm cầu khác lên cho chủ tọa.

Lưu ý : Với cuộc họp nhiều điểm cầu mà chủ tọa muốn quan sát các điểm cầu dưới mà không gửi hình ảnh của các điểm cầu dưới cho toàn bộ các điểm cầu thì ta nên chọn phần “Send video to chariman only” .

  • IPTV broadcasting
  • Cho phép số lượng người nói tối đa :Số lượng điểm cầu tối đa được phát biểu cùng lúc.
  • Maxsố lượng video :Số lượng điểm cầu tối đa được lên hình cùng lúc.
  • Phòng :Chọn phòng họp đã được quy định trên MCU.
  • Automatically adjust video size according to the video output window size:Bật/tắt chức năng cho phép hệ thống sự điều chỉnh kích cỡ hiển thị Video của các đầu cầu theo băng thông thực tế.
  • Loại bỏ khi thoát :Bật/tắt chức năng tự động giải tán cuộc họp nếu chủ tọa rời khỏi cuộc họp.
  • Chỉ cho phép mời :Chỉ cho phép những thành viên được mời tham gia cuộc họp (Lưu
  • là nếu bật chức năng này lên thì chủ tọa không thể mời thêm thành viên nào khác ngoài danh sách khi đang trong cuộc họp).
  • Ghi lại MCU :Bật/tắt chức năng ghi hình cuộc họp trên hệ thống máy chủ
  • Mã hóa AES :Bật/tắt chế độ mã hóa dữ liệu mã hóa bằng thuật toán AES.
  • Sử dụng mục Người tham gia:
  • Nút dấu cộng (+) : Để thêm tất cả các thành viên của một nhóm vào danh sách mời của cuộc họp.

 Khi ta chọn thành viên và ấn vào dấu (+) thì thành viên sẽ được tham gia cuộc họp với vai trò : 

  • Người điều khiển
  • Presenter
  • Participant : Tham gia(vào cuộc họp Camera và Micro của tất cả các điểm cầu đều được mở)
  • Observer : Tuân theo(vào cuộc họp Camera và Micro của tất cả các điểm cầu đều được đóng)

Sau khi chọn xong ta ấn để                                        khởi tạo cuộc họp.

  • Nút Layout : Chọn bố cục trình bày (Layout) mặc định cho buổi họp.

 Nút Clean : Để xóa bỏ danh sách mời khi mời nhầm hoặc thừa.

 Nút Add immediately : Để mời thêm thành viên nếu đã có sẵn danh sách ID, ở đây chỉ cần thực hiện thao tác copy và paste danh sách ID của các điểm cầu khác, hoặc là danh sách địa chỉ IP của các thiết bị phần cứng bên ngoài dùng giao thức H.323 hoặc SIP.

Đây là cách nhanh gọn nhất, nếu đã có sẵn danh sách mời.

Khi sử dụng nút Add immediately ta có thể thiết lập vai trò của người tham gia cuộc họp – Người điều khiển

–   Presenter

– Participant : Tham gia(vào cuộc họp Camera và Micro của tất cả các điểm cầu đều được mở)

– Observer : Tuân theo(vào cuộc họp Camera và Micro của tất cả các điểm cầu đều được đóng)

Sau khi chọn xong vai trò của người tham gia ta sẽ điền ID của người tham gia vào ô (như hình) và sau đó ấn “Ok” :

Lưu ý: trong các cuộc họp ta nên để vai trò của người tham gia là Observer vì Camera và Micro của người tham gia sẽ được đóng, muốn điểm cầu nào phát biểu và lên hình ta sẽ bật lên. Điều này đảm bảo việc vận hành của chủ tọa được kiểm soát.

Sau    khi    đã   cấu     hình    xong    mọi    thông    số     như    ý    muốn,     chỉ    cần    bấm để bắt đầu cuộc họp.

5.2.2 Các chức năng từ giao diện chính của cuộc họp :

1.Mời: để mời thêm thành viên khác (người chưa mời lúc đầu) tham gia vào cuộc họp

 Click vào nút

  • Bảng danh sách bạn bè sẽ mở ra như trong hình.
  • Có thể click đúp trực tiếp lên tên của thành viên để mời thêm thành viên này vào cuộc họp. Hoặc chọn nhiều người bằng cách đánh dấu vào các ô vuông nhỏ ở cạnh bên phải tên của người muốn mời thêm.
  • Hoặc nhập vào tab Khác nếu bạn muốn mời thêm một thành viên mới vào phòng họp mà người này lại chưa có trong danh sách bạn bè (Contact List) của bạn.

  • Tại khung Rule ta có thể thiết đặt vai trò của người được mời vào cuộc họp
  • Tham gia: tham gia vào phiên họp trong đó Micro và Camera được bật.
  • Người giới thiệu
  • Tuân theo: tham gia vào phiên họp trong đó Micro và Camera không được bật
  • No video
  • Manager

Lưu ý: trong các cuộc họp mà người tham gia chỉ có vai trò nghe và xem thì ta nên chọn tuân theo.

Hoặc click vào nút  để có thể mời thêm các thiết bị VoIP có hỗ trợ giao thức SIP hoặc H.323.

2.Giao diện : để thực hiện việc thay đổi bố cục trình bày giao diện cuộc họp (Layout) click vào nút

  • Một bảng chọn “Màn hình” sẽ hiện ra như trong hình, nếu muốn xem được toàn bộ các Layout thì bấm vào “Nhiều hơn”

3.Đồng bộ : để cho phép đồng bộ màn hình của tất cả điểm cầu theo/không theo Layout của chủ tọa.

  • Click vào nút
  • Có một số tùy chọn trong chức năng đồng bộ màn hình như sau :
  • Đồng bộ màn hình theo chủ tọa
  • Đồng bộ với màn hình phụ: Chức năng này cho phép điểm cầu chủ tọa đưa hình ảnh các điểm cầu lên và các điểm cầu khác không nhìn thấy các thao tác điểu khiển của điểm cầu chủ tọa.
  • Đồng bộ màn hình theo ngưười trình bầy
  • Chế độ tự động phóng to khi phát biểu : Chức năng Giao diện tự động phòng to cửa sổ video của người đang phát biểu.
  • Cài đặt chế độ tự động phóng to : Thiết lập các thông số liên quan đến việc tự động phóng to cửa sổ video của người đang phát biểu. Ví dụ như nói liên tục trong bao lâu thì phóng to.

Lưu ý: Trong cuộc họp chủ tọa nên để đồng bộ theo chủ tọa để các thành viên khác trong cuộc họp dễ theo dõi diễn biến cuộc họp

4.Kiểm tra : dùng để kiểm tra lại thiết bị phần cứng. Tuy nhiên khuyến cáo nên thực hiện việc kiểm tra thiết bị trước khi vào cuộc họp .

 

5.Điều khiển : thực hiện các thao tác chính như:

  • Click vào nút
  • Các thao tác điều hành chính trong cuộc họp có thể thực hiện từ đây.

 

 

  • Gia hạn thêm thời gian họp.
  • Khóa cuộc họp : Khóa cuộc họp, các thành viên mới hoặc đã mời nhưng chưa vào sẽ không thể tham gia cuộc họp được nữa.
  • Rời khỏi cuộc họp.
  • Kết thúc cuộc họp.
  • Mở bảng trắng.
  • Mở hộp tin nhắn : Mở nhanh cửa sổ
  • Hiển thị thông báo của hệ thống : Mở xem thông báo chung của cuộc họp.
  • Cho phép nhắn tin riêng tư : Cho phép các đầu cầu tham gia có thể nhắn tin (CHAT) riêng với nhau trong cuộc họp.
  • Không phép nhắn tin riêng tư : Không phép các đầu cầu tham gia nhắn tin (CHAT) riêng với nhau trong cuộc họp.
  • Bật chế độ tự động lên hình: Bật chế độ tự động chuyển hình ảnh các điểm cầu.
  • Tắt chế độ tự động lên hình: Tắt chế độ tự động chuyển hình ảnh các điểm cầu.
  • Nguồn Video khác : Set up một camera thứ 2 và thiết lập các thông số liên quan.
  • Các chức năng điều khiển nhanh : Thực hiện các chức năng tắt/mở hình ảnh và âm thanh đồng loạt trong cuộc họp. Và thực hiện chức năng tự động điều chỉnh độ phân giải của toàn bộ các điểm cầu theo băng thông thực tế “Tự động điều chỉnh độ phân giải của tất cả điểm cầu theo băng thông”.

6.Trình bầy :

 Click vào nút Trình bày một cửa sổ Explorer hiện lên để bạn tìm đến thư mục lưu trữ file cần trình bày

  • Sau khi upload file Present thành công sẽ hiện lên giao diện cửa sổ Present như bên dưới.
  • Với những file nhạc hay file video, mà ta muốn trình bầy thì vào Menu thu gọn sau đó vào “Thao tác” và chọn “Chia sẻ nội dung số”

Sau đó ta chọn đến nơi chưa file muốn trình bầy

  • Với những file Powerponit có hình ảnh động thì ta chọn vào phần “File trình bầy có hiệu ứng” để trình bầy file

  • Khi ta muốn xem 1 trang web nào đó trong cuộc họp thì chọn “Duyệt web chung”

Sau đó ta gõ địa chỉ trang web muốn xem chung và ấn vào ô “Đồng ý”

  • Khi ta muốn gửi file nào đó đến tất cả các điểm cầu trong cuộc họp thì ta chọn

“Gửi tập tin”

Sau đó chọn đến file muốn up lên

  • Khi trong cuộc họp mà ta muốn lấy ý kiến về vấn đề gì đó ta sẽ chọn “Biểu quyết”
  • Lúc này ta sẽ chọn vào “Thêm”

Hộp thoại cài đặt sẽ hiện ra và ta sẽ ghi câu hỏi và đáp án muốn lấy ý kiến thăm dò,thời gian lấy ý kiến. Sau khi xong ta tích vào ô “Biểu quyết ngay lập tức” và sau đó chọn “Đồng ý”.

8.   Chia sẻ màn hình :

  • Click nào nút
  • Cửa sổ cuộc họp của bạn sẽ được thu gọn lại trên thah Taskbar, và đồng thời lúc này toàn bộ các điểm cầu trong cuộc họp sẽ nhìn thấy màn hình desktop và mọi thao tác của bạn.
  • Trong lúc chia sẻ màn hình khi ta muốn chú thích gì đó thì ta sẽ chọn

“Annotate ”

Lúc này thanh Annotate sẽ hiện ra các công cụ để ta có thể chú thích

  • Khi không cần share desktop nữa, bạn có thể tắt chức năng này bằng cách di chuyển chuột lên góc trên bên phải và một thanh công cụ sẽ hiện ra như trong hình, bạn chỉ cần click vào “Dừng chia sẻ”.

Lưu ý: Việc sử dụng chia sẻ màn hình sẽ tốn băng thông hơn là sử dụng phần Trình bầy, nên khi cần trình chiếu File người dùng nên cân nhắc lựa chọn phương thức trình chiếu nào.

8.Ghi hình : Ghi lại nội dung cuộc họp theo từng tùy chỉnh.

 

  • Ghi hình: Ghi lại nội dung cuộc họp với âm thanh và hình ảnh
  • Ghi lại toàn bộ màn hình: Ghi lại tất cả các thao tác của người điều khiển
  • Cài đặt ghi hình toàn bộ màn hình : Thiết lập các thông số để ghi lại
  • Các tập tin ghi hình : Mở thư mục chứa File ghi hình
  • Thư mục chứa File ghi hình mặc định của phần mềm là: C:\My Document\MegaV-Meeting\Data\(Tên User)\Record

Ngoài ra chúng ta có thể thay đổi đường dẫn mặc định này bằng cách vào Menu thu gọn sau đó chọn Công cụ và chọn Tùy chọn

Tiếp theo ta chọn đến Thư mục lưu trữ và chọn phần thay đổi để thay đổi đường dẫn nơi lưu File đã ghi lại.

Tại cửa sổ hội nghị chọn “Ghi hình”, chọn “Cài đặt ghi hình toàn bộ màn hình ” để chỉnh các thông số ghi hình;

Từ cửa sổ Thiết lập ghi lại mới hiện ra, tại mục “Luồng Video”. Chọn “Codec” H.264, “Bitrate” 600 Kbps, “Tỷ lệ khung hình” 25 fps, “Chất lượng” Hight. Mục “Luồng Audio”, chọn “Bitrate” 128 Kbps, “Codec” MP3. Chọn “OK” để xác nhận thiết lập các thông số;

  • Chọn “Ghi lại”, “Ghi lại toàn bộ màn hình”. Khi biểu tượng “Ghi lại” xuất hiện chấm đỏ ở trên là phần mềm đã bắt đầu ghi hình;

– Để kết thúc ghi hình, ta chọn lại vào phần đã chọn ghi hình trước đó để kết thúc ghi lại

Lưu ý: Có thể chỉnh Bitrate cao hơn để có được chất lượng ghi hình tốt hơn với điều kiện CPU có hiệu năng cao hơn CPU trong cấu hình thử nghiệm.

Mở thư mục xem lại video đã ghi bằng cách chọn “Ghi lại”, “Xem các tập tin đã ghi hình ”

9.Khung điều khiển dành cho điểm cầu chủ tọa

 

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây