GIẢI PHÁP HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH SỬ DỤNG SKYPE FOR BUSINESS

7
cho thue thiet bi hoi nghi truyen hinh truc tuyen
cho thue thiet bi hoi nghi truyen hinh truc tuyen

THUYẾT MINH

GIẢI PHÁP HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH SỬ DỤNG SKYPE FOR BUSINESS

Tổng quan về giải pháp công nghệ hội nghị truyền hình :

Hội nghị Truyền hình (Video Conference) là dịch vụ cung cấp khả năng giao tiếp, truyền tải hình ảnh, âm thanh một cách trực tuyến từ nhiều điểm khác nhau, giúp trao đổi thông tin, tăng cường khả năng giao tiếp, cùng sự tương tác giữa các cá nhân hoặc nhóm thành viên trong cuộc họp hay trong hội nghị với nhau. Dịch vụ này được triển khai và sử dụng dựa trên các công nghệ mạng truyền thông tiên tiến như IP (Internet Protocol), ISDN, ATM.

 

Hội nghị truyền hình còn cho phép hiển thị những tài liệu, các bảng biểu thông qua phương thức trình chiếu, bằng cách kết nối hệ thống hội nghị truyền hình với thiết bị đầu vào như máy tính để bàn (PC), laptop, điện thoại di động hay các thiết bị khác như bảng trắng kỹ thuật số… vào các đầu ra như màn hình, loa…

Khi tổ chức, đơn vị hoặc doanh nghiệp bạn gặp phải những vấn đề hoặc những khó khăn sau thì đã đến lúc bạn cần đến giải pháp hội nghị truyền hình :

• Doanh nghiệp, tổ chức cần tốn nhiều chi phí đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất cho phòng họp, phòng hội nghị, nhất là khi bạn cần đầu tư phòng có quy mô lớn.

• Việc sắp xếp, tổ chức cuộc họp, hội nghị tốn nhiều thời gian.

• Không thể tiến hành bất kì khi nào hoặc bất kì ở đâu khi cần.

• Tốn kém chi phí và thời gian cho việc ăn ở, đi lại.

• Nhiều rủi ro khi di phải chuyển xa.

• Khó đồng bộ và truyền tải thông tin nhanh chóng.

• Việc tổ chức họp hoặc tổ chức hội nghị khó thực hiện thường xuyên.

Hội nghị truyền hình có những đặc điểm nào nổi bật?

 

• Mọi khoảng cách: giải pháp hội nghị truyền hình có thể được ứng dụng ở bất kì đâu khi có mạng (IP, 3G, ISDN,…).

• Hình ảnh và âm thanh luôn chân thực (realtime): giúp tạo được cảm giác tập trung trực tiếp đối với mỗi người tham dự cuộc họp hoặc hội nghị.

• Khả năng di động: giải pháp được kết cấu rất đơn giản và gọn nhẹ, đồng thời có thể tận dụng được phần lớn các thiết bị văn phòng sẵn có. Cũng như có thể di chuyển dễ dàng từ nơi này đến một nơi khác.

• Hội nghị truyền hình còn giúp thiết lập cuộc họp, hội nghị nhanh chóng, việc sử dụng dễ dàng với giao diện phần mềm điều khiển của giải pháp đẹp, thân thiện với người sử dụng.

Lợi ích mà giải pháp hội nghị truyền hình mang lại

 

• Nhu cầu trao đổi thông tin luôn được đáp ứng tốt, thực hiện một cách đồng thời và trực tiếp giữa hai hay nhiều địa điểm cách xa nhau.

• Hình ảnh đẹp, âm thanh trung thực.

• Thông tin cuộc họp hay hội nghị đảm bảo trong suốt, liên tục và toàn cầu.

• Khả năng về bảo mật cao hơn, khi tương thích với nhiều chuẩn bảo mật khác nhau.

• Lưu lại toàn bộ nội dung của cuộc họp hay hội nghị…

• Giúp diảm thiểu được thời gian, chi phí đi lại cũng như sinh hoạt.

• Giúp tận dụng được những cơ sở hạ tầng mạng khác nhau.

• Kết hợp được sức mạnh tập thể và dễ dàng làm việc theo nhóm.

• Tăng cường mối quan hệ hợp tác, mang lại khả năng ứng biến tức thời và quyết định nhanh chóng, kịp thời.

• Dễ dàng trong việc triển khai hướng dẫn bằng văn bản cho nhiều văn phòng cùng lúc trong một lần họp.

• Giúp nâng cao hiệu quả cho việc kiểm soát và quá trình thực thi văn bản.

• Song songđó, hội nghị truyền hình còn giúp nâng cao hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp hơn.

Thực tế về tình hình ứng dụng hội nghị truyền hình

 

Không chỉ trên thế giới mà ở Việt Nam hiện nay việc thực hiện hội họp, trao đổi thông tin bằng hội nghị truyền hình là rất phổ biến. Đặc biệt là trong các hoạt động về: giáo dục, thương mại, tài chính, điều trị y tế từ xa, chỉ huy an ninh và quốc phòng… Khi mà người tham dự tại nhiều địa điểm khác nhau có thể dễ dàng trình bày ý kiến, hay giới thiệu sản phẩm, về tài liệu trực tuyến và nhận được ngay những thông tin phản hồi của đối tác thông qua cử chỉ, hình ảnh, giọng nói như giữa họ hoàn toàn không hề có khoảng cách.

 

Những lĩnh vực ứng dụng giải pháp Hội nghị truyền hiện nay:

 

• Lĩnh vực giáo dục: liên kết giáo dục, đào tạo nội bộ, đào tạo từ xa.

• Thực hiện hội họp hoặc giao ban từ cấp trung ương tới địa phương, hoặc giữa các tỉnh thành, các quận huyện với nhau, hay giữa các văn phòng, công ty, tập đoàn, cơ quan từ xa….

• Lĩnh vực kinh doanh như: trình diễn, trình chiếu khi khai trương sản phẩm mới từ xa.

• Giúp quản lý, điều hành, điều khiển trong các khu, sở hoặc trường bị phân tách về mặt không gian.

• Lĩnh vực y tế như : giúp hội chuẩn, phẫu thuật hoặc chăm sóc y tế từ xa.

• Được ứng dụng cho các công việc và các lĩnh vực khác có yêu cầu về việc trao đổi thông tin, âm thanh, hình ảnh có thời gian thực khác nhau. Đồng thời ứng dụng cho các hoạt động thương mại điện tử, hỗ trợ khách hàng, chuyển giao công nghệ…

Yêu cầu về đường truyền đối với hội nghị truyền hình đa điểm:

 

• Đối với sản phẩm SD: đường truyền tại các site phải đạt ít nhất 384Kbps cả hai chiều up/down, tại điểm trung tâm băng thông thì phải bằng tổng băng thông tại các điểm khác cộng lại để đạt chất lượng hình ảnh và âm thanh SD.

• Đối với sản phẩm HD:đường truyền tại các site phải đạt ít nhất 1Mbps cả hai chiều up/down, để đạt chất lượng hình ảnh và âm thanh HD.

• Đối với trường hợp sử dụng video conference trên nền mạng IP: đường truyền tới các site phải cộng thêm 20% – 35% header của gói IP. Điều này có nghĩa, đường truyền tại các site ít nhất phải là 460 Kbps đối với tín hiệu SD và 1,2Mbps đối với tín hiệu HD. Chúng ta có thể sử dụng đường truyền Leasline, đường truyền cáp quang FTTH, hoặc MegaWan.

Mô hình giải pháp họp trực tuyến ứng dụng Skype For Business

  • Một bộ thiết bị họp trực tuyến có tích hợp Skype lắp tại điểm trung tâm.
  • Màn hình hiển thị, loa và các thiết bị hỗ trợ khác.
  • Skype For Business cài đặt trên máy tính, điện thoại, tablet ở mỗi điểm nhánh.
  • Tại mỗi điểm nhánh đường truyền internet tối thiểu 1 Mbps.

https://miro.medium.com/max/813/0*xVsBiwJCrsgFfP2n.jpg

Tính năng nổi bật của Skype For Business:

  • Tính bảo mật và độ tin cậy cao
  • Thiết lập các cuộc họp trực tuyến nhanh chóng
  • Sử dụng ứng dụng Skype trên đa nền tảng như PC/ Laptop, Smartphone,…
  • Cho phép các cuộc gọi trực tuyến tối đa 250 người cùng lúc
  • Có thể chia sẻ dữ liệu, các bài thuyết trình, nội dung cuộc họp cho tất cả người dùng khi cần thiết.

Những thiết bị họp trực tuyến (hội nghị truyền hình) kết nối được với Skype?

Skype for Business tương thích trên các hệ điều hành Windows và Mac và các ứng dụng cho iOS và Android. Skype for Business phù hợp với những thiết bị phần cứng để tăng cường các phòng họp trực tuyến.

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức lớn thường có phòng hội thảo chuyên dụng để liên lạc qua video với các chi nhánh hay đối tác, Skype for Business cho phép người dùng sử dụng thêm camera, thiết bị âm thanh và màn hình độc lập. Ứng dụng này có khả năng tương thích với thiết bị họp trực tuyến của các hãng nổi tiếng hiện nay như Polycom, Cisco, AVer … để nâng cuộc họp của bạn chuyên nghiệp hơn, chất lượng hơn.

Cách cài Skype for Business trên PC

– Đăng nhập vào tài khoản tại https://portal.office.com

– Click button Install Software

Office 365 Skype for Business

– Ở đây ta thấy 2 phiên bản Skype for Business Basic (For Office 2016) và Skype for Business 2015. Ta click button Install của Skype for Business Basic để tải về file cài đặt.

Download Skype for Business

– Khởi động file cài đặt và chờ đợi giây lát

Installing Skype for Business

– Sau khi cài đặt xong, ta kích hoạt Skype for Business.

– Đăng nhập bằng account Office 365.

Sign in Skype for Business

  1. Skype for Business trên Mobile/ Tablet
  2. a) iOS

– Vào App Store và tìm kiếm Skype for Business.

  1. b) Android

– Vào Play Store và tìm kiếm Skype for Business.

  1. c) Windows Phone

– Nâng cấp lên Windows 8.1

– Tìm kiếm Skype for Business trong Microsoft Store

 

Hướng dẫn sử dụng Skype for Business.

– Giao diện chính sau khi đăng nhập phần mềm

Skype for Business

a) Tìm người trong Contact List (Cá nhân và tổ chức)

– Nhập thông tin tìm kiếm tại Find Someone và Enter

Contact Skype for Business

b) Add thêm contact

– Có thể Add trong cùng tổ chức

– Hoặc Add người ngoài tổ chức (và họ có thể dùng Skype for Business hoặc Skype bình thường).

Add contact Skype for Business

c) Xem cuộc gọi vừa gọi, cuộc gọi nhỡ, cuộc hội thoại vừa diễn ra.

History Skype for Business

d) Xem meeting scheduled:

Meeting now Skype for Business

Hoặc tạo Meeting qua việc click button Meet Now

Meeting Skype for Business

Và share link tới hội thoại trực tuyến cho đối tác qua Meeting entry info

Meeting info Skype for Business

Meeting info Skype for Business

MỘT SỐ CHỨC NĂNG TRONG MỘT CUỘC HỘI THOẠI TRỰC TUYẾN

Function Skype for Business

– Share your Desktop/ Share a Window: Share màn hình Desktop sẽ cho kết quả là mọi hoạt động trên máy tính thì người trong cùng cuộc hội thoại sẽ thấy được, còn Share a Window thì chỉ có ứng dụng được chỉ định mới thấy.

– Share PowerPoint Files: Trong quá trình hội thoại trực tuyến, nếu ta có nhu cầu thuyết trình bằng file PowerPoint thì có thể dùng chức năng này. Tất cả những ai có trong cuộc hội thoại đều sẽ thấy file PPT, và người chủ trì cuộc họp sẽ có quyền điều khiển file PPT

– Add attachments: Hỗ trợ Share files.

– Shared Notes/ My Notes: Chia sẻ các Page trong OneNotes cho những người trong cuộc họp

Ngoài ra, trong More, Skype for Business còn hỗ trợ:

More Option Skype for Business

– Whiteboard: Tương tự như bảng trắng trong phòng họp, thường dùng để brainstorming.

White board Skype for Business

– Poll: Tạo các phiếu bầu cho một vấn đề nào đó.

Poll Skype for Business

– Q&A: Tạo mục Q&A trong hội thoại trực tuyến. Lúc này, phần Instant Message sẽ bị Disabled, và giao diện sẽ như hình dưới đây.

Q&A Skype for Business

 

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây